MENTORAMA. Multitasking și multirol? Multiprobleme!

Într-un limbaj colocvial, multitaskingul înseamnă a face simultan o mulțime de lucruri: să scrii e-mailuri, să răspunzi la telefon, să termini raportul către client, să verifici bugetul pe luna respectivă și să îi răspunzi și colegului de la operațiuni legat de o problemă. Adesea, multitaskingul este agravat însă și de multirol. Adică ajungi să faci simultan activitățile mai multor joburi.

Un asistent manager se ocupă și de PR, și de contabilitate primară, un specialist de marketing face și vânzări, iar un șofer face și încasări de la client, și un pic de gestiune de marfă. Vă sună familiar?
Multitaskingul și multirolul sunt practici obișnuite în companiile antreprenoriale. În fiecare proiect în care am lucrat mi s-a spus, drept scuză, același lucru: oamenii și competențele sunt din ce în ce mai reduse și din ce în ce mai costisitoare. Deci, trebuie să îl pun pe omul de la resurse umane să facă și social media. Deci să facă lucruri diferite care îi solicită competențe diferite. Simultan. „Trebuie să îi umplu timpul cu ceva…”.

Multitaskingul scade productivitatea cu 40-50%

A întrerupe pe cineva care lucrează la ofertarea pentru un client pentru a-l ruga să „Faci acum, urgent, excelul ăsta, că nu durează decât 5 minute” transformă o activitate cu rezultat potențial pozitiv în două activități cu rezultat potențial negativ. Și un angajat potențial bun într-unul cu certitudine mediocru.
Ce îi faci subordonatului tău atunci cand îl obligi să facă eforturi pentru a se reconcentra pe problema ta în timp ce, simultan, îi crești stresul și teama că nu își va putea finaliza propria sarcină, cea din fișa de post? Îl scoți din zona de competență și îl obligi să livreze mediocritate și eroare. Iar asta te costă foarte mult.
Pentru că, per total, îți scade productivitatea. Dramatic. Un „multitasker” va lucra de două ori mai încet și/sau calitativ mai prost decât un om dedicat activităților sale. E ca și cum ai plăti un om full time pentru a lucra part time.

Multirolul este un dezastru pentru valoarea livrată clienților

Dacă un inginer face și traduceri și dacă un consilier de vânzări face și planuri în autocad, atunci în mod sigur calitatea serviciilor companiei respective este slabă. Dacă secretara este cea care face PR-ul și administrează bugetele de marketing, atunci e clar că avem o problemă. De fapt, două: și marketing, și PR slabe, și office management dezorganizat.
Adaugă multitasking la multirol și vei avea rețeta perfectă a ineficienței unei companii.

Trei tactici ca să scapi de boala „multi”

În aproape toate situațiile de acest tip cu care mă confrunt în proiectele de transformare de business la care lucrez (și, în cazul companiilor de tip antreprenorial, aceste situații sunt aproape o regulă nescrisă) am reușit să cresc productivitatea prin simpla reorganizare a modului în care oamenii lucrează. Pur și simplu, am „vânat” multitaskingul și multirolul și le-am dat oamenilor posibilitatea de a se concentra pe activități-cheie în care competențele lor făceau diferența. Sau i-am trimis la training.
Așadar, ce poți face pentru a scăpa de boala multitaskingului și a multirolului în compania ta? Simplu. Și, ca de obicei, trebuie să începi chiar cu tine, ca manager.

1. Caută competențe. Păstrează know-how-ul. Externalizează

Compania ta are nevoie de oameni 100% alocați și dedicați acelor zone care produc valoare. Dacă faci scaune, ai nevoie în primul rând de dulgheri și de designeri buni. Dacă ai restaurant, ai nevoie de bucătari. Angajează oameni cu competențe dovedite pe aceste zone și concentrează-te pe valoarea pe care ei o produc.
Și, extrem de important, renunță la procesele și la activitățile care nu îți aduc valoare. Ești sigur că sunt necesare atâtea secretare? Sigur ai nevoie de șoferi? Există curierat și contracte cu firme de taxi. Ești sigur că ai nevoie de propriul departament de IT sau contabil? Există firme specializate care îți pot oferi servicii mult mai bune la un preț mult mai mic. Așadar, externalizează. Analizează și apoi externalizează.
De restul, lasă-i pe managerii tăi să se ocupe.

2. Prioritizează. Controlează. Optimizează

În compania ta, sunt cateva procese de business cheie care sunt prioritare. Acestea trebuie să fie preocuparea ta. Toate activitățile legate de aceste procese trebuie să fie prioritare, iar oamenii care sunt responsabili pentru acestea să se focuseze pe cât posibil pe îndeplinirea lor la nivel de excelență.
Verifică dacă acest lucru se întâmplă. Și penalizează orice încălcare a acestor reguli.
Și, dimpotrivă, premiază-i pe oamenii care se focusează pe activitatea-cheie, conform competențelor lor, care inovează, care vin cu idei și care se specializează.
Pune toate aceste lucruri în fișe de post și regulamente clare. Separă rolurile și activitățile. Definește aceste valori în ghiduri de carieră și respectă-le.
De restul, lasă-i pe managerii tăi să se ocupe.

3. Renunță la micromanagement

În cele mai multe cazuri, multitaskingul este direct proporțional cu micromanagementul: oamenii resimt presiunea de a face simultan diverse activități atunci când managementul le spune nu doar ce să facă (obiective), ci și cum să facă (competențe). Confuzia autorității cu competența („Îți spun eu, Directorul General, cum se face campania asta de social media!”) duce direct la multitasking.
Confuzia dintre procesele importante și de cele de suport duce însă la boala multirolului. Atunci când îi spui unui angajat: „O să faci ce îți spun eu: poți să fii și specialist de marketing și să faci și HR pentru că eu îți dau salariul!” poți fi sigur nu doar că o să ai un consilier de HR slab și un specialist de marketing cu rezultate cel mult mediocre, ci și că el și-a dat seamă că tu, ca manager, nu știi cât de important este procesul de marketing pentru vânzări.
Și, evident, lasă-i pe managerii tăi să facă management.

Aceștia sunt doar primii trei pași. Cei necesari, dar nici pe departe suficienți. Dar vor fi în mod sigur un nou început pentru compania ta. Și pentru tine.

(articol publicat în Cariere, în data de 20 aprilie 2017)