MENTORAMA. Raportarea internă – birocrație, control excesiv sau necesitate?

MENTORAMA. Scurt îndreptar de lucru cu un business mentor
martie 15, 2017
MENTORAMA. Marketingul este dincolo de noi
martie 30, 2017

Recent, am încheiat un proiect de analiză a proceselor de business pentru o companie destul de mare din zona online. Oameni inteligenți, foarte tech-savvy, gata să implementeze cele mai noi instrumente de management și chiar având investiții consistente în acest sens.

Rezultatul analizei: 20% din timpul unui angajat era alocat pentru managementul instrumentelor de management.    Da, ați citit bine: 20%. Asta înseamnă că, în fiecare zi, aproape o oră și jumătate fiecare angajat nu făcea decât să își facă update-uri în sisteme de task management, să completeze time sheet-uri și să facă review pe rapoarte de activitate. Compania înregistra un incredibil 35-40% scor la productivitate.

Raportarea internă este un excelent instrument de management și chiar de management strategic. Însă numai dacă este o raportare eficientă. Așadar, cum faci să obții rapoarte care să conteze?

1.     Raportarea funcționează doar dacă se face în ambele direcții

Solicită rapoarte angajaților tăi, însă tu, la rândul tău, oferă-le rapoarte periodice. Este extrem de utilă practica raportării interne prin care managementul anunță, la 2-3 luni, rezultate intermediare. Atunci, fiecare dintre angajați știe că și el a contribuit la aceste rezultate, se vede implicat direct în acest proces și nu va considera că rapoartele sale sunt inutile.

2.     Rapoartele zilnice sunt o tâmpenie

De cele mai multe ori, activitățile importante dintr-un proiect depășesc 4-8 ore. Restul pot fi ușor urmărite cu indicatori de performanță cantitativi minimali (Câte piulițe a făcut un om pe zi? Le numeri la final, nu îl pui pe om să le numere!). Raportarea zilnică creează un imens stres, iar analiza datelor provenite din aceste raportări (presupunând că ar fi cât de cât relevante) solicită alte resurse suplimentare.

3.     Ai nevoie de maximum trei câmpuri de completat într-un raport

Dacă vei analiza bine propriul business, vei vedea că doar 3-4 KPIs (indicatori-cheie de performanță) legați de activitatea oamenilor îți influențează masiv businessul . Doar acești 3-4 KPIs trebuie să se afle în rapoarte. Care sunt acești KPIs? Pentru asta, trebuie să identifici procesele de business cheie ale companiei, să le definești parametrii și să îi cuantifici. Rapoartele de activitate cu multe câmpuri arată că managerul nu știe ce urmărește. Deci, nu e manager.

4.     IT. IT. IT

Indiferent de mărimea companiei tale, poți identifica imediat un instrument inteligent de raportare, astfel încât procesul în sine să fie cât mai scurt, datele să fie centralizate automat și rapoartele să le ai sub forma de dashboard inteligent. Folosești exceluri trimise pe mail? Renunță. Acum.

5.     Cuantifică indicatorii de raportare

Rapoartele trebuie să se refere la evaluări, nu la descrieri. Îl pui pe angajatul tău să îți descrie activitatea pe care o face? Grav. Ar trebui să te intereseze nu ce face, ci cum face. Deci, invită-l să evalueze. Să evalueze timpi, complexitate, resurse, costuri. Și compară mereu aceste raportări cu situația reală. Și, la rândul tău, fă ajustările necesare cu indicatori de performanță clar definiți și, mai ales, cuantificați. Un analist de business te va ajuta să faci acest lucru.

6.     Creează rapoarte flexibile

Nu vei avea mereu nevoie de aceiași indicatori. Probabil că la 3-6 luni va trebui să analizezi alte potențiale implicații ale unor parametri de calitate în businessul tău. De aceea, folosește un software de raportare care îți permite să modifici cerințele și explică oamenilor ceea ce dorești. Ba chiar întreabă-i ce ar dori să raporteze legat de subiectul care te interesează. Vei fi uimit de rezultate.

7.     Cere rapoarte doar de la manageri

Oricât de mare sau de mică este compania ta, nu vei putea realiza un formular de raportare care să fie identic pentru toți angajații. Asta pentru că angajații tăi fac lucruri diferite și, de aceea, este destul de probabil ca formularul să nu fie relevant pentru activitatea lor. În schimb, stabilește împreună cu managerii tăi care sunt indicatorii care te interesează și lasă-i pe ei să definească concret parametrii de raportare specifici pentru fiecare departament. Fii liniștit, dacă ai respectat pașii 4,5,6, îți va fi ușor să faci asta.

8.     Explică

Un extraordinar de mare procent de raportări eronate (peste 80%) este cauzat de faptul că oamenii nu înțeleg ce li se cere. Explică-le managerilor tăi ce dorești. Explică-le fiecare termen în parte, dă exemple și chiar completează cu ei un raport de activitate, ca exemplu. Apoi, îndeamnă-i să facă la fel. Și fă acest lucru după fiecare raportare, cel puțin de 5-6 ori. Nu pentru că oamenii învață greu, ci pentru că sunt diferiți.

9.     Folosește informațiile primite

În afară de diagnoza de business, nu ai la dispoziție un instrument mai bun de analiză a direcției pe care o are businessul tău decât analiza datelor din raportările interne. Însă doar dacă acestea sunt relevante, corecte, corelate și raportate la procesele de business cheie ale companiei tale. Analizează ori de câte ori ai timp aceste date. Timpul petrecut cu analiza tendințelor productivității oamenilor tăi pe anumite procese de business se va dovedi cea mai bună investiție în afacerea ta. Pune întrebări, caută soluții și fă corelații. Caută apoi modele de business mai eficiente împreună cu managerii tăi și testează-le prin… raportări interne. Și încă ceva, rapoartele de acum două luni nu mai contează. Tendințele, însă, da.

10. Raportează idei

Caută în rapoartele tale nu descrieri, ci evaluări. Și cere nu cifre, ci idei. Am avut la un moment dat un model de raportare în care în fiecare lună le ceream managerilor mei să vină cu o idee nouă prin care să se îmbunătățească unul dintre indicatorii de performanță. La rândul lor, aceștia aveau aceleași cerințe către subordonații lor. Raportarea internă a devenit astfel principalul canal de comunicare al inovației. Raportarea internă este cel mai bun mod de a simți pulsul companiei tale, dacă o faci corect. Dacă nu, este cel mai sigur mod de a produce doar hârtii.

(articol publicat în Cariere, în data de 22 martie 2017)